Manisa Valiliği Çalışma Usul Ve Esasları Genelgesi

Haber Merkezi-MHA

Manisa’da göreve başladığım 17/06/2016 tarihinden bugüne kadar geçen süre içinde tüm kamu birimlerinin ve kamu personelinin gayretli çalışmalarını memnuniyetle müşahade ettim.Öncelikle tüm birimlerimiz ve kamu görevlilerini kutluyor, önümüzdeki süreçte de bu başarının artarak devamını diliyorum.

Kamu birimlerinin hizmetlerinin ifasında izleyecekleri esas ve usullere ilişkin genel çerçeve başta Anayasa olmak üzere sorumlu olunan görev alanı ve konusu ile ilgili mevzuatta, müstakar yargı kararlarında ve yerleşik uygulama teamüllerinde çizilmiş olmakla birlikte İdarenin hiyerarşik yapısı içinde sıralı amirlerin birbirleriyle uyumlu çalışmaları önem taşımaktadır.

Uygulama aşamasında değişen şartlar ve ihtiyaçlara paralel olarak geliştirilebilecek esas ve usullere ilişkin kurallar aşağıya çıkarılmıştır.

GENEL ESASLAR

1-“İdare”, Devletin “Yürütme” erkinin vatandaşla birinci derecede muhatap icra organıdır. İcra faaliyetinin “kapsam”, “maksat”, “yöntem” ve “şekli”ni yasalar ve tamamlayıcı mevzuat (Tüzük, Yönetmelik, Genelge ve Yönergeler) belirler.İdari eylem ve işlemler yukarıda sayılı unsurları ile Yasaya (mevzuata) uygun olmak zorundadırlar. “Hukukun üstünlüğü” prensibinin realitede anlam kazanmasının temel şartı budur.

Türkiye Cumhuriyeti, T.C. Anayasa’sının 2. maddesinde; “toplumun huzuru, milli dayanışma ve adalet anlayışı içinde, insan haklarına saygılı, Atatürk milliyetçiliğine bağlı, başlangıçta belirtilen temel ilkelere dayanan, demokratik, laik ve sosyal bir hukuk devleti” olarak tanımlanmıştır. Kamu görevlileri kişisel yorum ve inisiyatifleri ile bu çerçeve dışına çıkamazlar.

“Hukuk Devleti” hukuku olan ve vatandaşlarının hukuka uymasını takip ve temin eden devletin değil, hukuka uyan devletin vasfıdır.

Bu sebeple; tüm idari eylem ve işlemlerde öncelikle hukuka uygunluk gözetilecektir.

2-Mevzuata uygun olmayan emir yazılı olarak verilmedikçe yerine getirilmez.

Konusu “suç” teşkil eden emir hiçbir surette yerine getirilmez, yerine getiren kişi emri verenle birlikte sorumludur.

3-“İdare” bizatihi “Devlet” değil, yalnızca Devletin Yürütme erkinin icra organıdır.

İdare vatandaşın üzerinde bir üst makam, kamu görevliliği de bir imtiyaz değildir. İdare, mevzuatla kendisine verilmiş görevlerin ifası ve vatandaşa hizmet için görev, sorumluluk ve yetkilerle teşekkül ettirilmiş kurumsal bir yapıdır.

Tüm idari işlem ve eylemlerin genel “maksat”ı “kamu yararı”dır.Bu maksat gözetilmeden yürütülen her işlem ve eylem “maksat unsuru” açısından sakattır. İdarenin “birel işlem ve eylemleri” de olmakla birlikte yürütülecek işlem ve eylemlerde (genel-birel) öncelikle “kamu yararı” değerlendirilecektir. Kamu yararı ile çelişen özel durum ve talepler dikkate alınmayacak, ancak “kamu yararı” kavramının hukuka aykırı olarak çok geniş yorumlanması yoluyla insan ve vatandaşlık haklarının, adalet, tarafsızlık, kanun önünde eşitlik ilkelerinin ihlaline de meydan verilmeyecektir. Kamu yararı kamu idaresinin yararı veya kamu iradesine uygun olan durumun adı değildir.

Tüm vatandaşlar kanun önünde eşittir. Bütün kamu birimleri tüm genel, birel, müsbet, menfi işlem ve eylemlerinde “kanun önünde eşitlik” ilkesine riayette azami hassasiyet göstereceklerdir.

4-Hizmetlerin ifası, işlem ve eylemlerin icrasında:

-Hukuka uygunluk,

-Tarafsızlık,

-Kanun önünde eşitlik,

-Çözüm odaklılık, kolaylaştırıcılık,

-Şeffaflık,

-Plan ve programlara uygunluk,

-Kararlılık,

-Süratlilik, verimlilik ve etkililik,

-İşbirliği, eşgüdüm, katılımcılık ve paylaşımcılık,

-Takip ve denetim,

-Tasarruf

ilkelerine uyulacaktır.

5-İdari faaliyetlerin yukarıda sayılı ilkelere uygunluklarının sağlanması; mevzuatla belirlenmiş esas ve usullere istisnai uygulamalara meydan vermeden riayeti, hiyerarşik kademelendirmenin gereklerine uygun davranmayı ve mutlak disiplini zorunlu kılmaktadır.

Görev yürütümü için zaruri olan emirler genellikle üstler tarafından birimler ve astlarla müşavere ve genel durum değerlendirmesi sonrası oluşturulur. Bununla birlikte verilen emir hususunda ayrık görüşü olanlar bunu duruma göre sözlü veya yazılı olarak üstlerine bildirebilirler. Ancak konusu suç teşkil etmemek koşuluyla emir tekrarlanırsa derhal ve yorumlanmadan yerine getirilecektir.

Hiyerarşinin muhafazası, üste itaat ve emirlere riayet esastır. Aksi disiplinsizliği ve hizmetin aksaması sonucunu doğurur.

Disiplin kural ve gereklerine uymayanlar cezalandırılacaktır.

6-İcra organı olarak “idare”, hizmetlerini yürütürken; hizmet gereklerini değerlendirmek, mevzuatı yorumlamak ve takdir yetkisini kullanarak karar almak durumundadır. “İdare” gerektiğinde takdir yetkisini ve inisiyatifini kullanmaktan kaçınmayacaktır.

İl’de nihai karar mercii veya kanunlar çerçevesinde yetkili kurullarca alınan kararların nihai onay merci Vali’dir.

Kararı, karar onayını ve bu karar onaylarının uygulanmasını gerektiren olaylarda mutlaka Vali kararı veya onayı alınacaktır.

Birim amirleri karar ve inisiyatif kullanmayı gerektiren hususlarda konuyu mutlaka ilgili mevzuat dayanakları, alternatifli çözüm önerileri ile birlikte aşağıdaki bölümlerde yeniden ayrıntılandırılacak usulle hazırlı olarak tarafıma arz edeceklerdir.

7-Özellikle çalışma saatleri içinde, idarenin hiyerarşik yapısının, Devlet geleneğimizin ve toplumsal örfümüzün gerektirdiği saygı kurallarına uyulacak, ast ve üstler arasında olması gereken mesafe mutlaka muhafaza edilecektir.

8-Tüm kamu personeli, ama özellikle birim amirleri mesai saatleri içinde ve dışında vatandaşla münasebetlerinde idarenin tarafsızlık, saygınlık ve ciddiyetini zedeleyecek davranışlardan kaçınacak, münasebetlerinde ölçülü ve mesafeli olacaklardır.

9-Esas olan, vatandaşlarımızın ihtiyaç ve taleplerine cevap verecek hizmetin doğru ve zamanında yapılması, vatandaşların müracaatlarına idareden olumlu ya da olumsuz ama mutlaka gerekçeli ve tatminkâr bir cevap almasıdır.

Bu çerçevede; müracaatlar bekletilmeyecek, vatandaşlara nezaket kuralları çerçevesinde davranılacak, sorunun çözümü için izlenmesi gereken yol izah edilecek, yardımcı olunacak, gereksiz teferruat ve yazışmayla iş geciktirilmeyecek, yazılı müracaatlara mutlaka yazılı cevap verilecektir.

10-Devlet memurluğu bir imtiyaz değil ancak bir “kimlik” ve “statüdür.” Hakları, görev ve yetkileri Kanunla belirlenmiştir. Devlet memuruna görevi başında müdahale, mukavemet, hakaret, yanıltıcı bilgi verme vb. gibi fiiller Türk Ceza Kanunu’nda müeyyidelendirilmiştir.

Vatandaşın tutumu ne olursa olsun asla vatandaşla münakaşa edilmeyecek, kesinlikle kişisel tepki gösterilmeyecektir.

Vatandaşın kötü muameleye ilişkin şikâyetlerinde iddianın doğruluğunun tespiti halinde bu kötü tutumunun sebebi ne olursa olsun kamu görevlilerinin disiplin hukuku hükümleri çerçevesinde sorumlu tutulacakları ve tecziye edilecekleri bilinmelidir.

11-Süratle değişen ve gelişen buna bağlı olarak da hizmet ihtiyaçları farklılaşan ülkemizde ve İl’imizde bu değişime paralel olarak kamu hizmet birimlerinin de aynı hızla kendilerini yenilemeleri kaçınılmaz bir zorunluluktur.

Bu zorunluluğa mukabil birimlerin tertip, düzen işleyiş ve hizmet yürütümlerine ilişkin mevcut durumdan mutlak tatmin, atalet ve hedefsizlik sonucunu, sağlıklı bir veri tabanına, kaynak analizine, stratejik planlamaya ve uygulama programlarına dayanmayan, somut hedeflere yönelmeyen çalışmalar da gereksiz bir yoğunluk görüntüsü ve sonuçsuz bir yorgunluğu doğuracaktır.

Bu sebeple, tüm birim amirleri mevcut teşkilatlanma ve işleyişlerini özenle yeniden gözden geçirerek iyileştirme tedbirlerini alacaklar, iş yürütümlerini önceden hazırlayacakları hedef planları ve çalışma programları çerçevesinde gerçekleştirmek üzere gereken tüm tedbirleri geliştireceklerdir.

DİSİPLİN

12-Her birim amiri dairesindeki disiplinin temininden birinci derecede sorumludur.

Ast’ın disiplinsizliğe müsamaha gösterilmesini beklemeye, üst’ün de müsamaha göstermeye hakkı yoktur.

MESAİ SAATLERİ

13-Esas olan hizmetin zamanında ve gereğince yerine getirilmesi olmakla birlikte mesai saatlerine mutlaka uyulacaktır.

14-Tüm birimlerde birim amirlerince “Mesai Takip Cetvelleri” aracılığı ile personelin mesai saatlerine uygunluğu takip edilecek, sabah ve öğle mesai saatlerinin başlangıcından sonraki en geç onuncu dakikada bu cetveller birim amirlerinin kontrolüne sunulacak, cetveller günlük olarak birim amirlerinin ellerinin altında bulunacaktır.

15-Mesai saatleri içinde memurlar zorunlu haller dışında birimleri terk etmeyecekler, zorunlu hallerde mutlaka birim amirinden veya yetki vereceği kişiden izin alacaklardır.

16-İl Müdürleri, İlçelere gideceklerinde Valilik Özel Kalem Müdürlüğü’ne telefonla bilgi verecekler, gidecekleri İlçelerde mutlaka İlçe Kaymakamlarıile irtibatlanacaklardır.

17-Mesai saatleri içinde hizmet birimlerinde kahvaltı yapılmayacak, gazete okunmayacak, TV izlenmeyecek, bilgisayarlar iş gerekleri dışında kullanılmayacak, özel işler yapılmayacak, odalarda sohbet için toplanılmayacaktır.

MESAİ DÜZENİ/ÇALIŞMA YÖNERGELERİ/YETKİ- GÖREV YÖNERGELERİ

18-Birim amirleri birimlerinin çalışma esaslarını düzenleyen iç yönergelerini çıkararak tebliğ edecekler ve işleyişin bu yönergeye uygunluğunu takip edeceklerdir.

19-Yine birim amirleri, tüm personeli için mutlaka yazılı bir görev/yetki paylaşımı yaparak personelinin yetki, görev ve sorumluluklarını belirleyeceklerdir.

BİNA-BİRİM-ODA DÜZENİ, GÜVENLİK VE TEMİZLİK

20-Gerek müstakil hizmet binalarında gerekse paylaşılan binalarda hizmet yürütülen birimlerde, binanın-birimin tertip, düzen, temizlik ve güvenliğinden birinci derecede sorumluluk birim amirinde olmakla birlikte birim amirleri birimlerinde bu konuyu kendilerine karşı sorumlu olarak takip etmek üzere mutlaka bir ast yöneticiyi yazılı olarak görevlendireceklerdir.

21-Birden fazla memurun çalıştığı odalarda mutlaka bir oda sorumlusu yazılı olarak tayin edilecektir.

Odada çalışan memurların (oda sorumlusu da belirtilerek) isimleri ve görev konularının özet başlıkları yazılıp oda içinde uygun bir yere asılacaktır.

22-Şekli, işleyişi ve sair unsurları maksadına uygun olarak birim amirlerince takdir edilerek birime müracaat eden vatandaşları yönlendirmek, yardımcı olmak üzere mutlaka her birimde bir DANIŞMA BİRİMİ/MASASI kurulacak, görevlendirme yapılacak ve sağlıklı işleyişi takip edilecektir.

23-Birden fazla katlı ya da koridorlu birimleringirişlerinde mutlaka kat/koridor planları ve yönlendirme levhaları süratle tamamlanacaktır.

24-Tüm kamu binalarında güvenlik, yangın müdahale planları yenilenecek, bu çerçevede elektrik tesisatları incelettirilerek tutanağa bağlanacaktır.

25-Özellikle yoğun vatandaş müracaatlarının olduğu birimlerde müracaatçıların uygun şartlarda sıralarını, işlerinin ikmalini bekleyecekleri bekleme mahalleri oluşturulacaktır.

Engelli vatandaşlarımızın hizmete ulaşımlarını kolaylaştıracak tüm tedbirler birim amirlerinin sorumluluğunda alınacak, mevzuatın gerektirdiği fiziki düzenlemeler süratle tamamlanacaktır.

26-Çalışma odaları tertipli ve düzenli olacak, masaların üzerinde gereksiz eşya ve evrak bulundurulmayacak, odalarda dolaplar ve masa çekmeceleri dışında dosya, kağıt, kutu, kitap, klasör vs. bulundurulmayacak, özellikle dolap üstleri eski veya fazla eşyanın muhafazası için kullanılmayacaktır.

Yaptığım ziyaretlerde elbise askılarından sarkan kravatların, perde yerine camlara gerilen gazetelerin, abartılı plastik-kumaş yapma çiçeklerin vs. çalışma birimlerinde çok kötü bir görüntü yarattığı müşahade edilmiştir.

Yeterli sayıda yardımcı hizmetlinin bulunmaması mazeret değildir. Bütün kamu personeli çalışma mekânın temizlik, tertip ve düzeninden birinci derecede sorumludur.

27-Birimlerde kilitlenmesi gereken odalar dışında hiçbir oda kilitli tutulmayacak, kilitli olanların anahtarları birim amirlerinde bulunacak ve denetim sırasında açılacaktır.

28-Özellikle WC’ler titizlikle temiz tutulacak, lavabolar temiz, rezervuarlar çalışır olacak, gereken onarımlar birim amirlerince imkânlar zorlanarak yaptırılacaktır.

29-Temizlik malzemeleri (süpürge, paspas, deterjan, fırça, vs.) mutlaka kapalı bir yerde (dolap, müstakil odacık, perde ile ayrılmış bir mekân vb.) muhafaza edilecektir.30-Deposu/garajı olanbirimler bu mekânlarını yeniden gözden geçirecekler, temizlik ve düzenini temin edecekler, kullanılmayacak eşyayı mevzuatına göre tasfiye edeceklerdir.

31-Tüm birim amirleri birimlerinde “Taşınır Mal Yönetmeliği”ne uygun işleyişi titizlikle takip edeceklerdir.

EVRAK DÜZENİ/ARŞİVLER

32-Tüm birimler, Bakanlıklarının evrak-dosyalama sistemlerini düzenleyen mevzuatına uygun olarak Ana/Tali Dosya düzenlemesini gözden geçirecek, evrak ve dosyalar arandıklarında kolay ulaşılabilecek şekilde düzenli olarak korunacak, koruma mahallerinde (oda-dolap vs.) mutlaka ana dosya anahtarları, ana dosyalarda da tali dosya anahtarları bulundurulacaktır.

33-Arşivi bulunan birimlerde arşivler mutlaka tertipli, düzenli, koruma önlemleri alınmış ve Arşiv Yönetmeliği’ne uygun olacaktır.

SÜRELİ EVRAK TAKİBİ

34-Çok Acele, Acele ve Günlü Evrakın gereklerinin süreleri içinde icrası ve tekide mahal verilmemesi bir zorunluluk olup bu zorunluluğun takibi birinci derecede birim amirlerinin sorumluluğundadır.

Bunu teminen, birim amirleri mutlaka “Süreli Evrak Takip Cetveli” hazırlayarak ellerinin altında tutacaklar, bu cetvele gerekli kayıtları düşecekler ve tekide mahal vermeyeceklerdir.

Zorunlu sebeplerle evraka süresi içinde nihai cevap verilemeyecekse dahi evrak mutlaka süresi içinde işleme alınacak ve gecikme sebebi ile nihai cevap verebilecek süre hakkında ilgili birime yazılı bilgi verilecektir.

BAKANLIKLAR/ÜST BİRİMLERLE İRTİBAT VE YAZIŞMALAR

35-Bakanlık ve üst birimlerle yazışmalara ilişkin yetki ve kurallar Valilik İmza Yetkileri Yönergesi’nde düzenlenmiştir. Bu Yönergede düzenlenen kurallara titizlikle uyulacaktır.

İl Müdürleri tarafıma bilgi arz etmeden Bakanlıkları ve üst birimleri ile irtibata geçmeyecekler, teknik ayrıntı ihtiva eden sorunlar hariç olmak üzere tüm konu ve sorunlar öncelikle ilgili Vali Yardımcısına ve tarafıma arz edilecektir.

36-Bakanlık ve üst birimlerden doğrudan gelen her türlü bilgi, belge, soru, emir vs. de derhal ve öncelikle ilgili Vali Yardımcısı ve tarafıma arz edilecektir.

İLÇE BİRİMLERİ İLE İRTİBAT VE YAZIŞMALAR

37-İlçe birimleri ile yazışmalarda da Valilik İmza Yetkileri Yönergesi’nde düzenlenen esas ve usullere uyulacaktır.

İl Müdürleri ve birim amirleri teknik ayrıntı ihtiva eden hususlar hariç, ilçe birimlerine sözlü olarak iletmeleri gereken her hususta öncelikle İlçe Kaymakamını bilgilendireceklerdir.

Birim amirleri ve/veya birim görevlilerince İlçelere yapılacak her türlü ziyaret, denetleme, soruşturma ve İlçelerde yürütülecek her türlü iş-işlemler (komisyon çalışması, toplantı, keşif vb.) öncesi veya sırasında öncelikle ve mutlaka İlçe Kaymakamına uğranılması/sözlü bilgi verilmesi zorunlu olup bu gereklilik ihmal edilmeyecektir.

BAYRAK KANUNU VE TÜZÜĞÜ HÜKÜMLERİ

38-Her birim yeterli sayıda Bayrak edinecek, Bayraklar usulüne uygun katlı, ütülü ve temiz olarak mutlaka “Bayrak Kutuları”nda muhafaza edilecek, Bayrakların edinimi, muhafazası, çekilmesi, kullanımı, imha ve yenilenmesinde Bayrak Kanunu ve Tüzüğü hükümlerine titizlikle riayet edilecek, aykırı davranışlara birim amirlerince müsaade edilmeyecektir.

TASARRUF İLKELERİ/TAŞIT KULLANIMLARI/TAŞIT MAKİNA PARKI TAKİBİ

39-Birimlerin iş ve işleyişlerinde, yayımlanan Tasarruf Genelgelerine aykırı istisnai uygulamalara meydan verilmeyecek, tüm harcama kalemlerinde azami tasarrufa özen gösterilecek, bu konuda alınan tedbirler birim amirlerince bir kez daha gözden geçirilecektir.

40-Tüm birim amirleri, aylık/yıllık enerji ve su tüketim bilgilerini karşılaştırmalı olarak takip edecekler ve gerekli tedbirleri geliştireceklerdir.

41-Kamu taşıtları kesinlikle özel işlerde kullanılmayacak, her bir taşıt için yaptığı km, harcadığı akaryakıt, görevlendirme zaman ve mahalleri, tamir-bakım periyotları, bakım- onarım için yapılan harcamalar ve değişen parçalar için bir araç takip dosyası oluşturulacak ve birim amirlerince sıklıkla denetlenecektir.

Göreve çıkan araçlarda mutlaka görev kartının bulundurulması sağlanacaktır.

42-İl dışına görevlendirmelerde kural olarak toplu taşıma araçlarından yararlanılacak, zaruret olmadıkça özellikle bir kamu görevlisi için İl dışına kamu aracı görevlendirmeyecektir.

43-İl içi görevlendirmelerde de mümkün olduğunca önceden planlama yapılarak taşıtların görevlendirildikleri güzergâhta birden fazla işlem ve görevli için en tasarruflu ve verimli çalışabilmelerinin tedbirleri alınacaktır.

44-Özellikle ve öncelikle bünyelerinde makina parkı bulunduran birimler olmak üzere tüm birim amirleri sorumluluklarındaki taşıt ve makinaların günlük görev performanslarını takip

etmek üzere bir “Günlük İzleme Cetveli” geliştirecekler ve bu cetvelleri elleri altında tutarak denetlemelerde incelemeye hazır bulunduracaklardır.

İZİN UYGULAMALARI

45-İzin kullanımı kamu görevlilerinin Kanunla düzenlenmiş önemli haklarındandır. Kullanım zamanı ve süresi hususunda izin vermeye yetkili amirlerin takdir yetkileri de Kanun’la düzenlenmiş olmakla birlikte, bu yetki bu hakkın kullanımını imkânsızlaştıracak şekilde kullanılmayacak ancak yürütülen görevin gerekleri, birimin işleyiş ve verimliliği de mutlaka gözetilecektir.

Bu çerçevede; birim amirleri personelinin taleplerini de değerlendirerek her yıl Ocak ayı sonuna kadar İzin Planlaması yapacak, bu planlamada izinli personelin yerine görevlerini yürütecek personeli de belirleyerek personeline tebliğ edecek ve izin kullandırmalarda bu planlamaya uygunluğa azami dikkat göstereceklerdir.

GEÇİCİ GÖREVLENDİRMELER

46-Mevzuatımızda 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na yeni eklenen kısa hüküm dışında aynı kurum ve İl içinde geçici görevlendirmeler için 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu düzenlemesinden başkaca ayrıntılı bir düzenleme yoktur.

Kamu görevlerinin asaleten atanmış asli görevlilerince yürütümü, kamu görevlilerinin de asaleten atandıkları birim ve mahallerde çalışmaları esastır.

Bu çerçevede; hizmet ihtiyaçları başka bir tedbirle giderilmeyecek ölçüde zorunlu kılmadıkça geçici görevlendirme yapılmayacak, geçici görevlendirmenin zorunlu olduğu durumlarda da görevlendirme onay veya emirlerinde mutlaka bu zorunluluğu yaratan ihtiyaç açıkça yazılı olarak belirtilecek, geçici görevlendirme süresi belirlenecek, başka memurların da görevlendirilebileceği durumlarda niçin görevlendirilen memurun tercih edildiği nesnel ölçütler çerçevesinde yapılacak değerlendirmeyle izah edilecek, geçici görevlendirilen memurun asli görevinin nasıl ve kim tarafından yürütüleceği de belirtilecektir.

47-5442 sayılı Kanun çerçevesinde bir kurumdan diğer bir kuruma ihtiyaç üzerine geçici görevlendirme işlemleri Valilik Özel Kalem Müdürlüğü sekreterayasında (resen Valilik işlem/kararı şeklinde) yapılacaktır.

VATANDAŞIN MÜRACAATLARINI VE İŞİN TAKİP VE İKMALİNİ KOLAYLAŞTIRICI TEDBİRLER

48-Bu Genelge’nin Genel Esaslar bölümünde de belirtildiği üzere, tüm kamu birimlerinde müracaatçılara yardımcı ve yönlendirici olunması, müracaatın en kısa sürede olumlu ya da olumsuz tamamlanması ve müracaatçıya gerekçeli olarak cevap verilmesi asla ihmal edilmemesi gereken bir zorunluluktur.

Bu esas kural çerçevesinde her birim amiri kendi birimi bünyesinde kolaylaştırıcı tedbirler için bir değerlendirme yapacak, ihtiyaç varsa bazı standart müracaat ve işlemler için form dilekçeler çoğalttırarak vatandaşların bu form dilekçelerle müracaatlarını sağlayacak, istenen belgeler, temin yöntemleri, müracaat usul ve mercileri, iş-işlem akım ve süre şeması gibi bilgileri ihtiva eden küçük bilgilendirme rehberleri veya duvara asılacak panolar hazırlattıracaktır.

Müracaatçıların idareye elden dilekçe ile müracaatları halinde dilekçeler mutlaka kayda alınacak ve müracaatçıya Dilekçe Hakkının Kullanımına İlişkin Kanun’da düzenlenen usulle bir alındı belgesi verilecektir.

49-Her birimde, birim amirlerince, engelli vatandaşlarımızın, şehit yakınları ve gazilerimizin birimlerine müracaatları halinde birebir onlarla ilgilenmek, işlemlerinde yardımcı olmak üzere yeterli sayıda personel özel olarak görevlendirilip tebliğ edilecek, bu personelin isimleri ve ünvanları Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü’ne yazılı olarak bildirilecek, bu Müdürlük ilgili personel ile sürekli irtibatlı olacaktır.

WEB SAYFALARI, BİLGİ-İLAN PANOLARI

50-“İdarenin Şeffaflığı” ilkesi çerçevesinde vatandaşla paylaşılması gereken tüm bilgi, faaliyet ve duyuruların birimlerin Web sayfalarının yanı sıra gerek duyulacak birimlerde panolarda da ilanı suretiyle vatandaşla paylaşımı sağlanacaktır.

Görevlendirilecek bir personel marifetiyle Web sayfalarının güncelliği ve panoların temizliği, düzeni ve güncelliği takip edilecektir.

DİĞER BİRİMLERLE EŞGÜDÜM VE DİĞER BİRİMLERİ BİLGİLENDİRME

51-Birimler iş ve işlemlerin yürütümünde diğer birimlerle yardımlaşma ve eşgüdüm sağlama imkânlarını mutlaka araştıracak ve ilgili Vali Yardımcısının/Yardımcılarının sorumluluğunda ortak çalışmayı esas alacaklardır.

52-Yine birimler, vatandaşların bilgilendirilmesi gereken, özellikle vatandaşların herhangi bir imkândan yararlanması için müracaatlarının gerektiği hususlarda diğer birimleri de kendilerine müracaatları sırasında vatandaşları bilgilendirmeleri ve yönlendirmeleri için yazılı olarak bilgilendireceklerdir.

GÖREV YÜRÜTÜMÜ SIRASINDA TESPİT EDİLEN

SORUNLAR-İHLALLER VE SUÇ UNSURLARI

53-Birimler sorumluluk alanları ile ilgili faaliyetlerini yürütürken tespit ettikleri bir başka birimin görev alanını ilgilendiren sorun, ihtiyaç ve yasa ihlallerini derhal ilgili birime Valilik aracılığı ile yazılı olarak ileteceklerdir.

SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI İLE EŞGÜDÜM VE YARDIMLAŞMA

54-Kent Konseyi, Meslek Kuruluşları, Sendikalar ve sivil toplum kuruluşları ile bilgi paylaşımı, yardımlaşma, ortak çalışma imkânları zorlanacak, ortak çalışma alanları belirlenerek oluşturulacak komiteler aracılığı ile somut hedefler için işbirliği yapılacaktır. Zaman zaman yapılacak toplantılarla bu kuruluşlar mevzuat, programlar, ödenekler, sorunlar ve yürütülen çalışmalarla ilgili bilgilendirilecektir.

Bu yöntem verimliliği ve başarıyı artıracağı gibi bilgi eksikliğinden kaynaklanan şikâyet ve yakınmaları, idarenin mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırlarını ya da tahsisli kaynakların verdiği imkânları aşan abartılı talep ve beklentileri en aza indirecek ve belki, talepleri ile ilgili herhangi bir destekte bulunmaları gerektiğini değerlendirmeyip yalnızca talep ve şikâyette bulunmakla yetinen ve kendilerine idarece kaynak aktarımında bulunulmasını bekleyen

siviltoplum kuruluşlarını da gerçekçi ve eylemli bir ortaklaşmaya yönlendirerek, kendilerinden beklenen çağdaş yönetimin sorumlu bir parçası olma hedefine yaklaştıracaktır.

VALİLİK TOPLANTILARINA KATILIM

55-Vali adına Vali Yardımcılarının başkanlık yapacağı toplantılara çağrı yazısında aksi belirtilmedikçe İl Müdürü/Birim Amiri seviyesinde katılınacak, geçerli mazeretleri sebebiyle bizzat katılamayacak birim amirleri mutlaka toplantı öncesinde ilgili Vali Yardımcısını bilgilendirecektir.

Vali başkanlığında yapılacak toplantılara kurul üyesi olmasa da ilgili Vali Yardımcısı da katılacak ve ilgili Vali Yardımcısı toplantı öncesinde sekretaryayı yürüten birimce bilgilendirilecektir.

RESMİ TÖRENLERE KATILIM

56-Tüm birim amirleri Milli Bayramlar, Mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri sebebiyle düzenlenen açık ve kapalı alanlardaki resmi törenlere ayrıca yazılı emir-davet beklemeksizin bizzat ve zamanında mevsim şartları ve diğer zamanlara ilişkin Valilik Genelgesi düzenlemesi ne olursa olsun Devlet Memurları Kılık Kıyafet Yönetmeliğine uygun kıyafetlerle katılacaklardır.

ÖZEL GÜN/HAFTA KUTLAMA ETKİNLİKLERİ,

AÇILIŞ, TEMEL ATMA, ÖDÜL TÖRENLERİ VE KATILIM

57-İl’de, özel gün ve hafta kutlama etkinliklerinin üst koordinasyon ve sekreterya sorumluluğu ilgili Bakanlık İl Müdürlüğündedir.

Tüm birim amirleri her yıl Ocak ayı sonuna kadar görev alan ve konuları ile ilgili özel gün-hafta tarihlerini, özet olarak tasarladıkları programları bir liste halinde hazırlayarak Valilik Özel Kalem Müdürlüğüne ve İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğüne yazılı olarak bildirecekler, uygulama sırasında programların çakışmaması için İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğü ve diğer birimlerle eşgüdümlü temin edecekler, etkinliklerden en az on beş gün önce sorumlu Vali Yardımcısının başkanlık veya nezaretinde kutlama komitesinin oluşumunu sağlayarak sekretaryasını yürüteceklerdir.

58-Söz konusu özel gün/hafta kutlama komitelerine ve kutlama etkinliklerine mutlaka Belediye Başkanlıkları, konu ile ilgili Meslek Odaları ve Sivil Toplum Kuruluşlarının katılımı ve desteği temin edilecektir.

Özellikle Manisa Celal Bayar Üniversitesi ile yardımlaşma ve eşgüdüm sağlanacak, mümkün olduğunca ortak program icrası için planlama yapılacaktır.

59-Çalışma saatlerinin verimli değerlendirilmesi önceliklenerek eğer programlanmışsa çelenk koyma, nezaket ziyaretleri, basına bilgi verilmesi gibi etkinlikler müstesna diğer açık ve kapalı yer etkinlikleri duruma göre mesai saatleri dışında veya hafta sonları planlanacak ve icra edilecektir.

60-Özel gün/hafta kutlama etkinliklerine, ödül törenlerine ilişkin davetler/davetiyeler aksi talimatlandırılmadıkça Tertip Kurulu imzası ile yapılacak, tarafımdan izin alınmadan Vali adıyla/adına davet/davetiye çıkarılmayacaktır.

Tertip Komitesi olarak çıkarılacak programlara ilişkin davetiyelerde eğer yapacaklar ise Belediye Başkanlıklarınca düzenlenecek etkinliklere, hatta Kurulca uygun görülmek şartıyla meslek örgütleri veya sivil toplum kuruluşları etkinliklerine de yer verilecektir. Belediye Başkanlıklarının, Meslek Örgütlerinin ve Sicil Toplum Kuruluşlarının düzenleyecekleri etkinlikler için ayrıca özel davetiye çıkarmaları kendi değerlendirmelerine bağlıdır.

 Mutabakatım alınarak davet metninde bizzat iştirak edeceğim özellikle belirtilen etkinliklere diğer birim amirleri de katılmaya özen göstereceklerdir.

61-Temel atma, açılış, Devlet adına ödül/berat/belge sunumu gibi sebeplerle düzenlenecek törenlere ilişkin davetiyeler mutlaka Vali adıyla yapılacak ve birim amirleri Vali adıyla gelen davetlere mutlaka icabet edecekler, geçerli sebeplerlekatılamayacaklar önceden tarafıma veya en azından Özel Kalem Müdürlüğüne bilgi vereceklerdir.

62-Davetiye basılması gerekmeyecek etkinliklerde resmi yazışmayla bilgi verilmesi ile yetinilecek, davetiye basılması gerektiği durumlarda abartılı ve masraflı davetiyelerden kaçınılacaktır.

63-İcrası Milli Eğitim Müdürlüğünce üstlenilen etkinliklerde program yürütümünden müstakilen bir okul müdürlüğünün sorumlu olması sağlanacak, programların içeriğinin zengin olmasına ve çok sayıda öğrencinin aktif olarak rol almasına özen gösterilecektir.

64-Öğrencilerin dinleyici, seyirci olarak katılımının yararlı olacağı düşünülen etkinlikler için en az bir hafta öncesinden İl Milli Eğitim Müdürlüğüne müracaat edilecek, takdir ve planlama yetkisi İl Milli Eğitim Müdürlüğünde olacaktır. Öğrenci katılımı önceden planlanmayan etkinliklerde etkinlik mahallelerine öğrenci taşınması talep edilmeyecektir.

65-Açık alanda yürütülecek etkinliklerde katılımcıların büyük çoğunluğu için oturma düzeni hazırlanamayacaksa protokol için de oturma düzeni kurulmayacak, program süresi buna göre makul tutulacaktır.

SOSYAL, KÜLTÜREL, BİLİMSEL ETKİNLİKLERE KATILIM

66-Resmi kutlama takvim ve programlarında bulunmamakla birlikte gerek kamu kurum kuruluşları, üniversite, meslek odaları gerekse sivil toplum kuruluşlarınca düzenlenen sosyal, kültürel, bilimsel etkinliklere (konser, sergi, yarışma, tiyatro, panel, konferans, sempozyum, seminer vb.) katılım bir zorunluluk olmamakla birlikte sosyal dayanışma ve kaynaşmayı temin, bu tür etkinlikleri teşvik etmek ve destek olmak, topluma örnek olmak misyonları gereği birim amirlerinin ve diğer kamu görevlilerinin katılımları isabetli olacaktır.

RESMİ GAZETE-MEVZUAT TAKİBİ, GENELGELER DOSYASI

67-Birim amirleri her gün düzenli olarak web sayfasından Resmi Gazeteyi takip edecekler, alanları ile ilgili yeni yayınlanan, değişen bütün mevzuatı, tebliğ ve genelgeleri inceleyecek veya yapacakları görevlendirmeler ile inceletecek, getirilen yeni düzenlemeler ve değişikliklere ilişkin (gerekiyorsa eski düzenlemelerle kıyaslamalı olarak) bir özet çıkararak birimi içinde ilgili personeline sözlü/yazılı tebliğ edecek, getirilen yeni düzenleme ve değişikliklere ilişkin özet bilgi notunu ilgili Vali Yardımcısı’na arz etmekle birlikte en geç 7 (yedi) gün içinde yazılı olarak da Valilik Hukuk İşleri Şube Müdürlüğüne Valiye arz edilmek üzere ileteceklerdir.

68-Başbakanlık, Bakanlık ve Valilik Genelgeleri için özel bir “Genelgeler Dosyası” açılacak ve bu Dosya birim amirlerinin elleri altında bulundurulacaktır.

VERİ TABANLARI, BRİFİNGLER, SOMUT HEDEFLERE YÖNELİK PLANLAMA VE ÇALIŞMA PROGRAMLARI, İHTİYAÇ VE SORUNLARIN TESBİTİ

69-Birim amirleri mümkün olduğunca ayrıntıya girerek görev ve sorumluluk alanları ile ilgili sayısal değerlerle ifade edilebilecek konu başlıklarına ilişkin bir form geliştirerek sağlıklı bir veri tabanı oluşturacaklar, bu veri tabanlarının en az bir yıl, en çok beş yıl geriye dönük değerlerle mukayese imkanı sağlamasını gözetecekler ve bu tabanların sürekli güncel tutulmasını takip edeceklerdir.

70-Yine birim amirleri birimlerini ve İlin görev alanlarıyla ilgili sorun ve ihtiyaçlarını ana konu başlıkları altında, önceliklendirme sıralamasıyla, bu ihtiyaç ve sorunların sebepleri ile çözüm önerileri ve yapılan işlemler, yapılabilecek/yapılması gereken iş ve işlemleri ihtiva eden bir açıklama hanesi ile geliştirecekleri bir form belgede müstakil bir dosya halinde hazırlayacaklardır.

İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğü ilgili Vali Yardımcısının takip ve denetiminde birimlerden gelecek formları birleştirerek İl’in ihtiyaç ve sorunlarını ihtiva eden bir İcmal Dosyasında toplanması ve takibinden sorumlu olacaktır.

71-Üst maddelerde yazılı veri tabanları, ihtiyaç ve sorun dosyalarının hazırlanmasından sonra birimlerin somut hedeflerini belirleyecekleri Yıllık ve Üç Aylık Hedef Planlamalarıtitiz bir çalışmayla, gerçekçi olarakhazırlanacaktır.